À quel moment de l année préparer mes cures visage et mes échéances de cabine ?

La réponse tient en quatre repères. Les cures longues se lancent en avril et en septembre. Les relances de forfaits entamés se font en janvier. Le rangement des dossiers et des photos se fait en juillet et en août. L’échéance fiscale qui concerne presque toutes les cabines tombe à la mi décembre.

Une cabine de soin visage vit donc sur deux horloges. La première est celle de la peau et des habitudes de vos clientes, elle décide du moment où une cure se vend. La seconde est administrative, elle ne se négocie pas et elle arrive toujours au pire moment si vous ne l’avez pas posée dans votre agenda.

Période	Ce qui se joue en cabine	Ce qui se prépare en coulisses
Janvier à mars	Reprise des forfaits interrompus, cures de confort	Cartes offertes à Noël à convertir en bilan
Avril à juin	Cures de six séances à terminer avant les départs	Vérification du protocole photo et des créneaux bloqués
Juillet et août	Cures suspendues avec date de reprise écrite	Purge des photos, mise à jour du registre des traitements
Septembre à novembre	Pic de rentrée, cures longues sur l’éclat et les taches visibles	Décision de conserver ou de rouvrir une série de photos
Décembre	Forfaits offerts et cartes cadeaux	Cotisation foncière des entreprises à la mi décembre

Janvier à mars: rouvrir les carnets de suivi

Janvier n’est pas un mois de conquête. C’est un mois de reprise, et c’est ce qui le rend rentable.

Relancer les cures interrompues en décembre

Décembre casse des cures. Une cliente déplace une séance pour un déjeuner de famille, la suivante tombe entre Noël et le jour de l’an, et un forfait de six séances se retrouve arrêté à la troisième sans que personne l’ait décidé.

Ouvrez la liste de vos forfaits en cours et repérez ceux qui comportent des séances restantes. Pour chacun, relisez le compte rendu de la dernière visite avant de décrocher votre téléphone.

La relance qui fonctionne ne parle pas de promotion. Elle rappelle l’objectif posé ensemble, la date de la dernière séance et ce qu’il reste à faire. Une cliente qui entend sa propre cure ne se sent pas démarchée, elle se sent attendue.

La peau après l’hiver, un argument de cure honnête

Le chauffage, l’air sec des bureaux et le froid produisent chez beaucoup de femmes de quarante ans et plus un inconfort ressenti au réveil et un teint qu’elles trouvent terne. Vous pouvez le dire, parce que vous parlez d’aspect visible et de sensation, jamais de pathologie.

C’est la saison des cures courtes, trois à quatre séances centrées sur le confort et l’éclat. Une cliente qui en a suivi une en février s’engage plus facilement sur six séances en avril.

Les cartes cadeaux offertes en décembre reviennent également à ce moment là. Convertissez-les en première séance de bilan plutôt qu’en soin isolé, en suivant votre méthode de bilan de peau non médical et de plan de cure. Vous transformez un soin offert en début de parcours.

Avril à juin: la saison des cures longues

C’est le trimestre qui porte votre chiffre d’affaires de cure. Il se prépare fin mars, pas fin avril.

Six séances avant l’été, le calcul du rythme

Une cure de six séances espacées de deux semaines occupe dix semaines. La même cure espacée de trois semaines en occupe quinze. Ce simple calcul décide de votre date limite de démarrage.

Une cliente qui commence début avril avec un espacement de trois semaines termine à la mi juillet. Celle qui commence à la mi avril doit accepter un rythme de deux semaines pour boucler avant les départs.

Posez la date de la sixième séance dès la première visite et bloquez les six créneaux dans la foulée. Une cure dont les rendez vous se prennent au fil de l’eau perd toujours une ou deux séances en route, et vous les retrouvez en septembre sous forme de forfait à régulariser.

Photographier avant que la lumière change

Entre mars et juin, la durée du jour et l’angle du soleil dans votre cabine changent complètement. Si vos photos de suivi dépendent de la lumière naturelle, la série que vous ouvrez en avril sera inexploitable en juillet.

Avril est donc le mois où vous vérifiez que votre protocole tient sans la fenêtre: volets fermés, même source artificielle, même distance repérée au sol, même fond.

Juillet et août: la cabine ralentit, le suivi continue

Le creux estival n’est pas un temps mort. C’est le seul moment de l’année où vous pouvez travailler sur vos dossiers sans être interrompue.

Ce que l’on fait des cures en pause

Une cure interrompue par les vacances doit être suspendue proprement, pas laissée en suspens. Notez la date de la dernière séance, le nombre de séances restantes et la date de reprise convenue, et confirmez ces trois informations par écrit à votre cliente.

Évitez la séance isolée glissée fin juillet pour occuper un créneau. Elle casse la progression, brouille la comparaison des observations et vous laisse ensuite une cure à cinq séances dont personne ne sait plus où elle en est.

Le moment idéal pour ranger les dossiers

Profitez du calme pour reprendre ce que la cabine ne permet jamais de faire.

• Vérifier que chaque série de photos conservée est bien couverte par un consentement écrit.
• Supprimer les séries dont la durée de conservation annoncée à la cliente est dépassée.
• Clore et archiver les cures terminées, avec leur bilan comparatif.
• Mettre à jour le registre des activités de traitement prévu par l’article 30 du règlement général sur la protection des données.
• Reprendre la liste des forfaits entamés, pour préparer les relances de septembre.

Cette remise en ordre estivale vous évite la panique de rentrée, celle qui fait perdre une cliente parce que sa fiche est introuvable. C’est exactement le terrain des erreurs de suivi qui font perdre une cliente entre deux séances.

Septembre à novembre: la rentrée des cures

C’est le pic de l’année. Les clientes reviennent, elles ont du temps, et elles s’engagent volontiers sur un parcours long.

Les clientes reviennent avec une peau différente

Après l’été, les demandes changent de vocabulaire. On vous parle d’un teint irrégulier, de taches visibles sur les pommettes, d’une sensation de sécheresse qui s’installe. Vous notez ces mots tels quels, sans les traduire en termes techniques.

Septembre et octobre sont les deux meilleurs mois pour vendre une cure de six séances: la cliente voit un écart entre la peau qu’elle avait en juin et celle du miroir. Cet écart est votre point de départ, à condition de le documenter dès la première visite.

Reprendre les photos de référence, ou pas

La règle de décision doit être écrite une fois pour toutes, sinon chaque praticienne tranche à sa façon.

1. La cure reprend là où elle s’était arrêtée: vous conservez la série de référence existante.
2. Plus de trois mois se sont écoulés depuis la dernière prise de vue: vous ouvrez une nouvelle série.
3. Dans tous les cas, vous ne mélangez jamais deux séries dans une même comparaison montrée à la cliente.

Décembre: forfaits, cartes cadeaux et échéance fiscale

Décembre concentre le meilleur et le plus risqué: beaucoup de ventes rapides, et une échéance qui ne pardonne pas l’oubli.

Vendre un forfait offert sans créer un litige

Un forfait offert est un contrat, même quand il est présenté dans un joli étui. Trois mentions doivent y figurer noir sur blanc: la durée de validité, le périmètre exact des séances incluses et le caractère nominatif ou transférable.

Le sort des sommes versées d’avance mérite la même attention. L’article L. 214-1 du code de la consommation prévoit que les sommes versées d’avance sont des arrhes, sauf stipulation contraire du contrat. Si vous voulez un acompte, qui engage les deux parties, écrivez le mot acompte.

La cotisation foncière des entreprises à la mi décembre

La cotisation foncière des entreprises est due par les professionnels et son solde se règle à la mi décembre. Aucun avis papier ne vous est adressé: il est mis à disposition dans votre espace professionnel sur le site des impôts.

Consultez le dès le début du mois et vérifiez le montant avant la date limite. Notez aussi que l’année de création de l’activité est exonérée et que la déclaration initiale se dépose l’année de la création.

Les rendez vous annuels qui ne suivent aucune saison

Ces échéances ne dépendent ni de la peau de vos clientes ni du calendrier scolaire. Elles dépendent d’un choix que vous avez fait une fois.

Déclaration de chiffre d’affaires et cotisations

Si vous exercez en micro entreprise, la déclaration de chiffre d’affaires auprès de l’Urssaf est mensuelle ou trimestrielle, selon l’option retenue à la création. Elle se dépose même quand le chiffre d’affaires de la période est nul.

Reportez ces dates dans le même agenda que vos cures, et non dans un carnet à part. Les échéances et les modalités sont détaillées sur le site de l’Urssaf.

Assurance, médiateur et registre à revoir une fois par an

Fixez une date anniversaire, la même chaque année, pour trois vérifications qui se font en une heure.

• Le contrat de responsabilité civile professionnelle: activités réellement exercées, garanties, montants.
• Les coordonnées du médiateur de la consommation, que vous devez communiquer à vos clientes au titre des articles L. 612-1 et L. 616-1 du code de la consommation, et l’adhésion qui les rend valables.
• Le registre des activités de traitement et la durée de conservation annoncée pour les photos de visage.

Faire tenir les deux calendriers au même endroit

L’année se pilote donc en cinq temps: relancer en janvier, vendre les cures longues en avril, ranger en juillet, engager en septembre, encadrer et payer en décembre.

Ce qui coûte cher n’est jamais l’échéance connue. Ce sont les séances restantes que personne ne suit, les forfaits offerts sans conditions écrites et les séries de photos qui repartent de zéro à chaque saison, comme le montre notre chiffrage du coût réel d’une cure visage mal suivie.

Soinmava tient vos cures, vos forfaits et vos séances restantes au même endroit: plan de cure daté, photos comparables, comptes rendus de séance, acomptes et échéanciers, relances douces au moment où elles servent. Pour voir ce que cela donne sur votre propre année, demandez une démonstration ou un devis depuis la page de contact de Soinmava.